论企业内部控制制度—销售与收款循环业务(8)
3.销售合同须经过相关部门共同审核，可以设置“合同审核表”供参与审核的各部门签署一件。
4.总经理（或授权人）对合同进行最终的审批。
5.正式签署合同时应由双方法定代表人（或授权人）签字并加盖合同专用章。
6.双方签署完毕的正式合同在相关部门存档。
（四）销售发货和发票
销售发货的流程需要销售、计划、财务、物流、仓储等部门共同参与，各部门的岗位职责必须界定明确，相互复核、内部牵制、信息沟通顺畅。销售部审核客户提出的的订货需求要确定是否与该客户已签订销售主合同，企业当前库存能否满足客户需求。如果有任何一项不符，销售部须反馈客户，进入签订合同流程或是稍后时间发货。销售部制作的销售订单所列的条款应与销售主合同一致，并取得客户确认。
财务部门审核销售发货单是否有销售订单支持，所列客户是否已签订销售主合同，价格是否符合销售主合同或企业价格政策。如该客户为现款结算的客户，本次发货金额不应超出客户预付给本企业的货款；如该客户为赊销的客户，本次发货金额加应收账款月不应超过该客户的赊销授信额度。财务部门应在审核通过的发货单上签字盖章。采取软件系统内审核的，应建立可靠的系统审批程序。如有任何一项不符，财务部门将销售发货单退回销售部门。销售发货单应连续编号，而且，应做到通过软件系统控制每个编号的发货单只能打印一次。
仓储部门应根据财务部门审核过的发货单发货，实际发货品目、数量和发货单一致。仓储人员要履行清点复核手续，并在发货单上签名。货物通过物流商运往客户，仓储部门须将物流商牵手的发货单取次存档备查。
客户收获后须按合同签收，收货回执应返回销售部门存档备查。
在对发票的管理上，明确发票申请、开具、复核、寄送各环节的工作内容和所应承担的责任。在具体管理时，应该注意几点：企业财务部门设置发票申请和签收登记簿，及时跟踪客户的开票和收票情况；企业开具发票须坐到信息准确真实，不虚开代开套开发票；发票信息应经过一定的复核手续，复核人、开票人不得为同一人，以确保开票无误.根据结账要求合理设置开票截止日，对月底开票未收到客户签字确认的签收单的发票收回；每月末将销售发货信息和开票信息核对，防止已走货未开票或已开票未走货现象。此外，各企业应指定独立于发票管理人的专人定期或不定期地对所有使用过的发票与会计记录及其他原始凭证进行核对，检查是否存在多开虚开和开具发票不规范的情形。
（五）销售费用
在企业的销售与收款中，销售费用的投入是企业去的销售收入和实现经营目标的保障，企业要按照“先埋单，后吃饭“和讲求费用功效的管理观念，将费用的精细化管理和控制以及收支两条线资金管理模式相结合，来对费用实行有效的控制。
费用的职责分工、授权批准和制度体系建设中，费用业务的职务须相互分离，其中包括费用定额、预算的编制与审批；费用的经办与审批；费用支出与相关会计记录。审批人应当根据费用业务授权批准制度的规定，在授权范围内进行审批，不能超越审批权限。经办人应当在职责范围内，按照审批人的批准意见办理费用业务。企业应当建立健全适合于企业自身情况的成文的费用管理制度和报账流程体系。该制度和流程体系至少包括费用预算管理、日常费用报销标准和额度、专项费用管理（包括广告费、促销费、售后服务费等）管理、费用的分析与考核等方面的制度与规定。