公司采购业务流程论文 第2页
①序列编号；
②发单日期；
③接受定单的供应商名称、地址；
④所需物品的数量和描述；
⑤发货日期； 论文范文http://www.chuibin.com
⑥包装、运输要求；
⑦价格；
⑧付款条件；
⑨违约处理；
违约按不同的标准，分为重大违约与非重大违约。
以上是对定单有约束力的各种有利条件，这些约束采购方和供应方之间关系的条件极为重要，实际当中采购定单条款项目还包括以下几个方面：
A.包括那些当侵犯了别人专利时，保护采购方不受诉讼连带责任的条款。
B.包括有关价格的条款，例如，“如果定单中没有指明价格，那么，在我方没有接到通知并对其表示接受的情况下，所购物料的价格不应高于上次支付的价格。”
C.包括明确指出不允许装箱和运输进行收费的条款。
D.明确规定货物的接受取决于对其进行的质量检测的结果。
E.指明拒收货物后，如果购买方再次采购会重新发出定单。
F.详细描述质量要求以及质量保障、控制的方法。
G.如果所发货物在定单指定日期没有到达，允许取消定单。
H.指明采购方拒绝支付汇票给供应的几种情况。
I.有些条款涉及货物数量，即关于实际装运数量多于或少于所定货物时如何处理。在某些行业中，很难控制一次生产产出的数量（比如，印刷）产量在一定限度内的超量和不足都可以接受。
J．涉及到对公司有特殊利害关系的事件的条款，（例如，仲裁）。
（6）对定单进行跟踪并催货；
（7）接收并检验收到的货物；
货物接收的基本目的是：
①确保以前发出的定单所采购的货物已经实际到达；
②检查到达的货物是否完好无损；
③确保收到了所定购的货物数量；
④將货物送往应该到达的下一个目的地以进行储存、检验或使用；
⑤确保与接收手续有关的文件都已进行了登记并送交有关人员；
对货物进行检查时，有时会发现短缺现象。这一情况是因为运输过程中丢失了一些物料、发运时数量就不足、运输过程中物料产生毁损。所有这些情况下，都要写出详细的报告交给采购部门。
（8）结清发票并支付货款；
结清发票的程序每个企业都有所不同。采购方对发票是有要求，需要仔细处理，发票一般一式两份。发票上一定要有每一项物品的单价，内容要与实际发生的、所销售的物品一致。
（9）维护纪录；
无论是手工处理还是计算机作业，要有一些最起码的保存记录。
①采购定单目录；
②采购定单卷宗；
③商品文件；
④供应商历史文件；
2苏州昶荣电镀工业有限公司的采购业务流程
昶荣公司的采购物资主要有原材料、剧毒品、化工原料、五金配件、包装材料及其它一些辅料。以上物资分别由资材课、生产课、与包装部三个不同的部门负责申请与制定采购单。
2.1采购的申请流程
2.1.1苏州昶荣电镀工业有限公司的采购申请单的内容主要有以下几点：
（1）申请日期；
（1） 申请单编号（以便于区分）；
（2） 申请部门；
（3） 对于所需要物料本身的完整描述以及所需数量；
（4） 物料需要的日期；
（5） 产品的要求；
（6） 授权申请人签字；
（7） 特殊产品指定供应商（单一供应商）；
做好以上一系列完整的事项后交采购部，采购员呈公司最高主管审核（总经理），签核后采购员实施采购。
2.1.2昶荣公司原材料采购流程的过程是：
（1）采购员寻找相对应的供应商（三家）；
（2）询价并发出询价单；
（3）收集供应商书面报价单；
（4）报价单转交给财务部进行议价、比价（财务对一次性报出的价格进行行比较，最后以报价最低的原则确定成交供应商的方式）；
（5）评鉴供应商；
评鉴供应商的目的是为符合昶荣公司的需求，建立供应商选择标准，以确保进料品质。
评估方式有①书面评估；②样品评估；③实地评鉴；
相关文件/表单如下：
①书面评估a.品质手册（品质系统通过ISO9001、ISO14001认证）b.公司简介c.产品资料（产品具有UL.JIS认证、SGS报告、MSDS物料安全资料表）②样品评估（样品检测报告/材质证明）③实地评鉴的部门由采购部、品保部、财务部、工程部及资材课组成。评鉴合格登录合格供应商名册中,所需的资料有a,供应商资料表b， 供应商实地评鉴表c,供应商考核表d,供应商稽核表e,供应商交期跟催表f,合格供应商名册
（6）采购员执行采购；
（7）签订合同并下订单；
（8）跟踪催货；
对采购订单跟踪并及时催货。订货跟踪主要是指订单发出后，对采购进度的检查、监控、联络等日常工作，目的是为了防止到货延误或出现数量、质量等方面的差错，影响生产的进度。
（9）物料采购到昶荣公司资材课收料验收合格并入库做账；不同的物料种类由不同的验收人员。①化工原料由化验员抽样检测，检验步骤是：
A.测PH值；
B.测波美度；
②五金配件检测是由使用部门现埸试用；
③包装材料主要是塑胶袋由品管人员用卡尺检测厚度与大小；
（10）昶荣公司制定对账日期与供应商对账；
（11）昶荣公司与供应商谈好的月结天数到期请款并付清货款
每家供应商的月结的方式不同，就有两种发票形式。①随货付发票，也就是说，发一笔货，就要把对应的增值税发票附在上面，随货一起过来。②月结发票。这种发票则是在月底对好账的时候开过来,发票的金额是当月所有出货金额的累计。
（12）善后处理（设备定期保养、检修、维修等）
2.1.3昶荣公司剧毒品采购过程是：
(1)需要从剧毒品管理软件上申请购买的数量；
(2)向苏州市公安局申请购买凭证；
(3)去相城区行政中心办备案证明;
办理备案证明所需资料①昶荣公司法人营业执照（副本复印件）②法人身份证③组织机构代码（副本复印件）④经办人委托书⑤经办人身份证⑥合法试用证明⑦剧毒品购买申请表⑧产品购销合同⑨供应商法人营业执照（副本复印件）⑩非药品类经营备案证明（副本复印件）⑪危险剧毒品经营许可证（副本复印件）
3.昶荣公司的采购业务流程分析
昶荣公司的采购流程日益完善，但是仍然存在不足之处。昶荣公司采购业务的现状,主要有如下几点值的探讨。
3.1财务比价
昶荣公司的财务属董事长直接领导，内部控制非常的严密，不易出现徇私舞弊情况。而采购人员在下属公司，缺乏采购管理，因采购这个环节，往往被忽视，易造成采购员从中控掘利润源泉。为了防止这种情况的产生，昶荣公司采取了财务比价的措施。
3.1.1财务比价的优点
昶荣公司在比价方面没有给采购人员任何的权利和机会，避免了采购人员拿回扣，为公司降低了不必要的成本。
3.1.2财务比价的缺点
昶荣公司财务工作繁忙，比价是一项复杂的工作，而财务高负荷的工作量往往影响到比价的质量。财务谈单价纯碎的追求低价格，不顾供应商的服务与产品的质量、性能。任何产品不是只要价格低就可以，不应单纯以价格取舍供应商，确定成交供应商还应考虑产品的要求、质量和服务。例如，昶荣公司于2008年03月2日在苏州市明成电热制品有限公司采购了2支双WL型铁氟龙加热管，规格是380V3KW，单价810元/支，物料采购到公司后，生产车间在正常的情况下使用了4个月（至2008年06月9日）报废了。2008年06月11日在太仓市金日辉电热制品有限公司采购了同样的产品，单价900元/支，两公司产品价格相差90元/支，经生产车间使用至2008年10月20日都未出现过品质异常，就是两公司产品质量之间的区别。同时也意味着财务在不了解情况下以低价位成交供应商容易造成意想不到的损失。
财务对所购的物料比较生疏，必须从采购人员处了解到物料的性质、用途，再与供应商洽谈，在浪费了时间的同时，也降低了采购效率。
昶荣公司资材课的结构与库存控制方面存在着较大的漏洞
3.2采购询价的误区
采购在询价认识及操作上存在的误区，使的采购在询价操作过程中容易出现了一些不规范的做法。
3.2.1询价缺乏严密的内部控制。
询价对象的选择权、询价权直接赋予采购员，由采购员进行询价缺乏监督和内部牵制，极易出现舞弊情况，采购员有机会随意更改供应商的报价，或者给有关供应商“通风报信”。
3.2.2询价对象没有选择标准。
因为对询价对象的选择没有标准，采购员可以向和自己关系好的供应商询价；可以向和企业有过采供关系的供应商询价；可以向企业周边的中间商询价；可以向远程的生产厂家询价。不同的供应商，报价差距是相当大的，尤其是中间商的报价和生产厂商的报价会有很大出入。
3.2.3询价对象的选择方法随意性大。