VB文档管理系统设计及源代码 第7页
第三章 系统设计
系统设计是信息系统开发工作的核心，其基本的任务是把原系统分析阶段得出的逻辑模型变换成系统的物理模型。即按照系统需求分析阶段确定的目标和逻辑模型，具体设计出效率高，适应性强，可靠性好且经济实用的系统实施方案。
经过需求分析阶段的工作，系统必须“做什么”已经清楚了，现在是决定“怎样做”的时候了。设计的基本目的就是回答“系统应该如何实现？”这个问题，通过这个阶段的工作将划分出组成系统的物理元素—程序文件，数据库，人工过程和文档等等。
系统设计应从数据流程图出发。设想完成系统功能的若干种合理的物理方案。并和用户共同比较选定一个最佳方案。然后进行软件结构设计。在进行软件设计时应该遵循模块独立原理，确定软件由哪些模块组成以及这些模块之间的动态调用关系。同时可以设计出系统的层次和结构图。基于以上理论，结合需求分析阶段的数据流图和ER图。设计出以下的模块和5个数据库表结构的设计。
3•1、模块处理功能设计
在上一章的系统分析说明书中，已经从用户的角度初步地划分了本系统的各功能模块，并且从用户的角度对主要的功能模块设置作了分析。下面我将对每个模块的总体设计作简要说明。
1．档案柜信息模块
1）编辑档案柜信息模块
该模块可以实现档案柜的创建，档案柜信息包括档案柜号、档案柜名、创建时间、创建人、备注。该模块还实现对档案柜信息记录的修改、删除等操作。
2）检索档案柜信息模块
该模块是档案柜信息模块的重要组成部分。它能够用单一条件或组合条件两种方式对满足条件的档案柜记录予以显示，条件的匹配方式包括等于、不等于、大于、小于等等，条件的组合方式有与、或等，力图从数据的任何一个角度反映整个数据表的信息。该模块将用SQL语言实现。
3）档案柜信息报表模块
该模块可以实现在数据库中满足指定条件的记录的输出报表。该模块输出特定条件的记录也将用SQL语言实现。由于Visual Basic6.0的报表功能的局限性，所以这里采用将检索结果到处到EXCEL，最后通过EXCEL实现最终的报表。
2．卷宗信息模块
1）卷宗信息编辑模块
该模块首先实现卷宗的创建。创建时用户选择卷宗的类比名和卷宗号。另外还包括卷宗的创建时间，创建人，备注等。创建以后还可以实现对卷宗包括卷宗号、卷宗名等记录的录入、修改、删除等操作。
2）卷宗信息检索模块
该模块是卷宗信息模块的重要组成部分。它能够用单一条件或组合条件两种方式对满足条件的卷宗记录以及卷宗里面的文档资料信息予以显示，检索字段包括卷宗号、卷宗名、入卷时间、文件号、文件名等。条件的匹配方式包括等于、不等于、大于、小于等等，条件的组合方式有与、或等，力图从数据的任何一个角度反映整个数据表的信息。该模块将用SQL语言实现。
3）卷宗信息分段统计模块
该模块主要完成对满足指定条件的卷宗库表和文档资料库表中的记录按照相同卷宗号进行文档资料数量的统计。统计的结果显示在表单中的网格表中。
3．文档资料模块
该模块实现文档资料信息的管理，又可分为文档资料编辑子模块、检索文档资料子模块、文档资料报表子模块。文档资料编辑子模块主要完成文档资料的录入、修改、删除等。检索评语子模块主要完成对文档资料从文件号、文件名等字段来设定检索条件。文档资料报表子模块主要完成设定条件的记录的输出报表。
4．系统用户登录模块
该模块实现系统对用户身份的识别，只有输入正确的用户名和密码，系统才会进入系统运行界面，非法用户登录给出警告，密码填写错误给出提醒。
非法用户不能进入系统。密码三次输入不正确，系统自动退出。
3•2、数据库表结构
根据分析阶段得出的实体一联系图（E－R图）的结论，结合本系统对有关数据的存储的需要，更加方便实现该动态档案系统的所有功能，现将本系统设计成3个数据库表，每个表的字段名、类型、宽度设计如下：
1． 档案柜基本信息表：
该表用来存放档案柜基本信息。
字段名 类型 宽度
档案柜号 字符型 8
档案柜名 字符型 8
创建时间 日期型 8
创建人 字符型 8
修改时间 日期型 8
修改人 字符型 8
备注 备注型 无
设计说明：为方便编程以及人们工作习惯，这里将学号设计成字符型。并根据实际需要设计了相应的宽度。
2． 卷宗信息表：
该表用来存放卷宗的创建时期的信息。
字段名 类型 宽度
卷宗号 文本型 8
卷宗名 文本型 8
创建人 文本型 8
创建时间  日期型 8
修改人 文本型 8
修改时间 日期型 8
备注 备注型 无

3． 文档资料信息表：
用来存放学生在校期间的评语信息。
字段名 类型 宽度
文件号 字符型 8
文件名 字符型 8
作者 字符型 8
入库时间 日期型 8
内容摘要 备注型 无
卷号 字符型 8
卷名 字符型 8
入卷时间 日期型 8
状态 字符型 2
档案柜号 文本型 8
组卷人 文本型 8

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