欢迎招待会宴会的安排
1．时间的选择
像开幕式一样，欢迎招待会是安排在会议正式开始前一天的晚上，还是安排在会议正式开始的第一天晚上，完全由会议组织者确定。若是安排在会议正式开始前一天的晚上，为了能使更多的代表赶上参加，招待会的开始的时间可以稍晚一点，例如19点，甚至还可以晚到20点开始。招待会的持续时间一般不超过2个小时。
2．地点的选择
会议餐饮活动应该安排在会场内或者附近，尽量避免动用交通车。特别是将欢迎招待会安排在会议正式开始前一天晚上的。1992年第十九届国际昆虫大会时，开幕式和招待会均安排在北京人民大会堂。当时已经预先注册的会议代表有5000名代表，预定了130辆大车。下午4时半发车时，只坐满了80辆，不到3000人。因此，在前一天晚上举办的招待会使用的宴会厅的面积可小很多。如果季节合适，例如北京的5~6月和9~10月，也可考虑将招待会安排在室外，效果也很好。北京友谊宾馆会议楼前的花园和亚运村中的草地都是不错的选择，曾多次举办室外招待会，给代表留下深刻的印象。
3．招待会的形式
招待会一般采用冷餐自助方式。根据参加招待会的人数，设置莱台和饮料台。有的招待会还摆设数量不多的桌椅，为方便少数年龄比较大的代表进餐。有的会议设置一两个主桌，桌上摆放鲜花和桌签，供出席会议的领导人使用。主桌安排专门的服务员分餐。有些招待会要安排讲话和小型文艺演出，就要安排音响设备。
4．招待会的餐单
（1）菜单
我国举办会议的冷餐招待会和国外有很大的不同，食品非常丰富，包括热菜、冷菜、汤、主食、点心、水果和红酒、啤酒和其他软饮料，而一般国外的招待会是吃不饱的。会议也可以不在冷餐招待会安排热菜，原因首先是价格贵；二是近似西餐的热菜，味道也不好吃，更体现不出中国饭菜的水平；三是由于没有固定的桌椅，汤汤水水容易溢出，很不卫生。1999年开始，已有几十个国际会议的招待会就是这样做的，参加会议的代表反映很好，会议本身也节省了经费。
（2）酒水
招待会的酒水种类一般包括红酒、白葡萄酒、啤酒、白酒和其他软饮料。
招待会的就餐形式，安排不好，有时酒水的浪费是很大的。酒水的结算方式也分为价格包干和实报实销两种。价格包干就是会议组织者和餐厅谈好一个固定的酒水价格，一般是食品的1/3。价格包干的优点首先是会议组织者方便对招待会的成本控制，也容易和餐厅结算；缺点是酒水的供应控制不好时，招待会还没结束，酒水就没有了，代表则会抱怨。实报实销的结算方式能保证酒水的供应，但有时结算时，酒水的费用会超过食品的费用，并且结算非常麻烦，双方要制定专门的人员清点各种饮料的瓶子数量，用以计算饮料的费用。会议组织者不管采用何种方式，一定要以书面的形式向餐厅预订，以防将来引起不必要的矛盾。
5．现场人数的修正
几乎所有会议的餐饮活动的实际参加人数与当初预订时的人数都会发生比较大的变化，越接近活动开始的时间，人数将会越准确。通常服务方会允许会议组织方在一定的时间范围内修正预订人数。为减少开支，组会一方希望将允许修正时间尽量订得晚一点，修正人数的范围大一些。而餐饮服务一方为了做好服务，有时提前2~3天就开始做准备工作，如饭菜备料、清洁餐具等，他们则希望修正时间要提前，人数修正的范围要尽可能的小。由此可见对于人数的修正，双方的要求是截然相反的，为此双方应规定一个允许的修正时间和合理的修正量。餐饮活动的修正时间最迟不应晚于举办前的4个小时，人数的修正量一般可在5%左右。
6．招待会的入场
所有参加本项活动的人员必须凭招待会请柬入场。由于会议代表必须注册后才能得到请柬，因此注册人员始终要坚守岗位，随时等待刚刚来自机场和火车站的代表的到来，注册一直要持续到招待会结束，必要时还要在注册台为代表开辟临时行李寄存处。对于不注册的陪同人员，可以现场购置请柬参加，通常这部分人员很少，不会对活动的总体人数造成很大的影响。会议组织者要与餐饮服务方明确谁来负责收取请柬和将来是否按收到的请柬数量进行结算的。
7．招待会的过程控制
招待会要按请柬上的规定时间开始，或者稍微提前几分钟就允许代表进入活动场地，避免代表集中进场的拥挤。代表入场后可以自行到酒水台领取饮料。有些会议的招待会不安排任何活动，只是提供给代表一种交流的机会；有的招待会还会安排一些简单的程序，但时间一定不能过长，讲话结束代表就可以按顺序领取食品。招待会可以播放音乐，也可以邀请小型乐队伴宴，烘托轻松愉快的气氛，但不适于安排正式演出。因为，许多代表很长时间没有见面，相互之间都在交谈，演出的效果将会很不理想。不用人为地去控制招待会的持续时间，自然的持续时间会或长或短，但是通常会在一个半小时左右。招待会可以由安排会议的负责人宣布结束，也可以自行结束。
8．结算
每次餐饮活动即将结束，服务方就会立即找到签单的负责人签字。如果根据出席人数计算，服务方应该清点收取的票数，交给负责签字的人员核查；如果酒水是按开瓶数量计价，则双方将共同清点瓶子数量。账单一经签字就是对该项餐饮活动的认同，结算将不应该再出现任何问题。有时由于饭菜的质量、上菜的顺序和速度、酒水的供应等问题出现争议，组会一方拒绝签单时，问题就比较严重了，则需要双方坐下来商谈解决。