第一章 固定资产

第一条  昆明理工大学学生会执委会新迎分会财产属学生会集体所有，财产主要用于各部门开展活动和日常办公。

第二条  昆明理工大学学生会执委会新迎分会全部资金和物品由在主席团监督下，由办公室统一管理，所有物品由主席团统一调拨。

第三条  昆明理工大学学生会执委会新迎分会的公共物品统一由办公室造册登记管理。各部门若因工作需要借出公共物品，必需填写相关材料，并由办公室负责人、活动负责人、经手人和相关部门负责人签字，并及时归还。借出物品在使用期间如有非意外损坏或丢失，必须照价赔偿。

第四条  办公室设立学生会总帐目。所有帐目及报销凭证由办公室主任保存，办公室需设各部门明细帐目。各部设立本部帐目。由部长负责记帐。

第五条  昆明理工大学学生会执委会新迎分会资金由主席保管，定期向学生会通告。

第六条  财务开支应做到认真预算，厉行节约，物品妥善保管。

第七条  部分专用用品由相关部门保管，但必须上报办公室登记备案。

第八条  办公室主任每月总结开支情况，交主席团审核。办公室定期制作财务清单，向相关部门公布，以加强各方面监督。

第二章 文件档案

第九条  文件档案应妥善管理：

1、文件档案划分为：

（1）、上级文件； （2）、学生会内部文件 ；（3）、兄弟院校材料

2、上级文件包括：①各级相关单位所发通知； ②各级团学代表大会文件

3、学生会内部文件包括：①新迎分会、部门工作计划和总结； ②相关表格； ③学生会规章制度； ④活动相片； ⑤学生干部档案和述职报告； ⑥学生干部心得 ；⑦考勤记录和会议记录；⑧学生干部奖惩记录。

4、兄弟院校材料包括： ①兄弟院校交流材料； ②校、院、系刊物及交流材料； ③请柬、贺信

第十条  学生会文件档案由办公室登记造册统一管理。

第十一条  所有档案若需借阅，必须向办公室办理登记手续，并按规定期限归还，不得损坏或遗失。如有违反相关规定，将按照《昆明理工大学学生会执委会新迎分会奖惩制度》惩处。

第十二条  各部门要定期整理相关活动文案资料（申请书，工作安排，策划方案，赛程表，比赛规划，评分细则，评分表格，活动进程表，经费预算表，节目单，邀请函，签到表，制发文件，活动总结及相片等）于活动结束后一周内完整报交办公室存档，各部门如需要须自行复印。如有违反相关规定，将按照《昆明理工大学学生会执委会新迎分会奖惩制度》惩处。

第三章 活动经费

第十三条  学生会各部门需置办办公用品和打印文件时由各部门部长以书面形式上报办公室，由办公室主任上报，经主席团批准后，再进行购买和打印。

第十四条  各部门一律凭有效报销凭证（发票）及专用清单统一报帐，发票上应注明单价，数量，总额，日期和销售单位发票专用公章，经手人。如有特殊情况（如只用收据报帐）时，必须经主席团批准。

第十五条  学生会各部门需与公司或企业合作举办活动，需制定活动计划书，预算书，送交主席团审核，校团委审批，经批准后同时到办公室进行登记。所获得赞助物品和现金及时向主席团和校团委汇报，并将物品和现金按时上交办公室入帐，再由主席团按预算书下拨。活动结束后剩余经费必须全额上交不得做任何形式的扣留。

第十六条  活动中开支应严格控制在预算范围内，如确有特殊情况导致超出预算，经主席团批准后方能予以报销。

第十七条  任何人不得擅自转借，挪用学生会经费，如在举办活动时需要预支现金，应写书面报告提交主席团，经审批后方可支取现金。活动结束后要立即上交有效报销凭证及清单。

第十八条  活动经费包括校团委拨款和商家赞助，主席团根据经费来源，设专人负责保管资金，出纳核算等事物，并于学期末在例会上公布财务状况。

第四章 附则

第十九条  学生会换届或更换负责人之前，常任代表委员会负责对财务状况进行审计，并对固定资产，文件档案进行清点和审查。

第二十条  组织各项活动时应该本着节约原则，少花钱多办事。